| ملخص الوظيفة:
يلعب موظف المساعد الاداري دورًا حيويًا في ضمان سلاسة العمليات اليومية داخل المنظمة من خلال تقديم الدعم الإداري عبر مجموعة من الوظائف. تشمل هذه الوظيفة إدارة مجموعة متنوعة من المهام، بما في ذلك التعامل مع البريد، واستقبال العملاء، ومعالجة الوثائق، وتنسيق الفعاليات، وإدارة المرافق. يعمل منسق الإدارة كنقطة اتصال مركزية لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، مما يسهم في زيادة الكفاءة والإنتاجية العامة لمكان العمل.
المهام والمسؤوليات:
1- إدارة البريد الصادر والوارد:
- فرز وتوزيع البريد الوارد بسرعة للمستلمين المناسبين.
- تجهيز البريد الصادر، بما في ذلك الرسائل والطرود، مع ضمان عنوان دقيق وطوابع بريدية.
- الحفاظ على سجلات البريد الوارد والصادر للرجوع إليها وتتبع الطلبات.
2- استقبال العملاء:
- الترحيب والترحيب بالعملاء والزوار إلى المكتب بطريقة مهذبة واحترافية.
- تقديم المساعدة وتوجيه الزوار، مع ضمان تجربة إيجابية.
3- معالجة الشهادات:
- معالجة وإصدار الشهادات لترقيات الموظفين والتقديرات وجوائز نهاية الخدمة.
- الحفاظ على قاعدة بيانات للشهادات وضمان توزيعها الدقيق وفي الوقت المناسب.
4- إصدار وترقية الشرائح:
- توزيع وترقية بطاقات الاتصال للموظفين استنادًا إلى درجاتهم الوظيفية، مع ضمان توافر قنوات اتصال فعالة وفعالة داخل المنظمة.
- الحفاظ على سجلات دقيقة لإصدار وترقية بطاقات SIM، وتتبع الاستخدام وضمان الامتثال لسياسات وإجراءات الشركة.
5- دعم الإصدار الجوالات:
- المساعدة في تطوير وصيانة تطبيقات الجوال أو الإصدارات المتعلقة بالمهام الإدارية.
- حل المشاكل التقنية وتقديم الدعم للمستخدمين حسب الحاجة.
6- تنظيم الفعاليات:
- التخطيط وتنسيق اللوجستيات لفعاليات الشركة، مثل المؤتمرات والندوات وتجمعات الموظفين.
- ترتيب حجوزات القاعات، وتنظيم الطعام، وتجهيزات الصوت والفيديو، والنقل حسب الحاجة.
7- جدولة غرف الاجتماعات:
- إدارة جدولة وحجز غرف الاجتماعات، مع ضمان التوافر والجاهزية للإجتماعات.
- التواصل بتفاصيل الاجتماع إلى المشاركين وتوفير الدعم اللوجستي عند الحاجة.
8- معالجة استفسارات العملاء:
- الرد على استفسارات العملاء عبر الهاتف، البريد الإلكتروني، أو شخصياً، وتقديم المعلومات والمساعدة بدقة.
- تصعيد الاستفسارات إلى الإدارة أو الشخص المختص لحلها بشكل مطلوب.
9- إدارة الملفات:
- تنظيم وصيانة الملفات الورقية والإلكترونية، مع ضمان التصنيف والتسمية السليمة والوصول السهل.
- استرجاع وأرشفة الوثائق حسب الحاجة، مع الحفاظ على السرية والأمان.
10- إصدار البيانات والرسائل:
- صياغة وتنسيق وتوزيع البيانات والرسائل للموظفين والعملاء وأصحاب المصلحة كما هو موجه.
- ضمان الدقة والوضوح والالتزام بإرشادات الشركة في جميع التواصلات الكتابية.
11- تنظيم ورقة الفاتورة:
- تنسيق طباعة وتوزيع وتصنيف أوراق الفاتورة إلى الفروع والكتالوجات.
- الحفاظ على سجلات دقيقة لإصدار الفواتير وتوزيعها لأغراض المحاسبة والتدقيق.
12- إدارة حفظ الأختام:
- حماية وإدارة حفظ الأختام الرسمية والختم للفروع والإدارات.
- تتبع استخدام الختم، والحفاظ على سجل لحفظ الختم، وضمان الامتثال لسياسات الشركة.
13- إعداد النشرة الإخبارية:
- جمع المحتوى والمقالات والتحديثات ذات الصلة من مختلف الأقسام لتضمينها في نشرة الشركة.
- التصميم والتنسيق وتوزيع النشرة الإخبارية للموظفين، مبرزاً الأخبار والفعاليات والإنجازات الشركة
المتطلبات الأساسية:
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، الإدارة، أو مجال ذي صلة.
- خبرة مثبتة في دعم الأدارة، ويفضل ذلك في بيئة الشركات.
- مهارات تواصل وبين شخصي ممتازة.
- قدرة تنظيمية قوية وانتباه للتفاصيل.
- إتقان استخدام حزمة مايكروسوفت أوفيس وتطبيقات البرمجيات ذات الصلة الأخرى.
- القدرة على القيام بالعديد من المهام وتحديد أولوياتها بشكل فعال.
- توجه موجه نحو العملاء مع القدرة على التعامل مع الاستفسارات والطلبات بمهنية.
- معرفة بالتجهيزات والإجراءات المكتبية.
- القدرة على العمل بشكل مستقل وبالتعاون مع الآخرين في بيئة فريقية.
- المرونة والقدرة على التكيف للتعامل مع التغيرات في الأولويات والمهام بكفاءة
معايير تقييم الأداء:
1. تحمل المسؤولية:
القدرة على تحمل المسؤولية عن المهام الملقاة على عاتقه، وضمان تنفيذها بكفاءة وفعالية.
2. الإنتاجية:
القدرة على تحقيق مستويات عالية من الإنتاجية في أداء المهام الملقاة على عاتقه.
3. مهارات التواصل:
القدرة على التواصل بفعالية مع الزملاء والأقسام الأخرى لتحقيق أهداف العمل المشتركة.
4. مهارات حل المشكلات:
القدرة على التفكير الإبداعي والعثور على حلول فعّالة للتحديات والمشكلات المطروحة.
5. مهارات التعامل والعمل الجماعي:
القدرة على التعاون مع الزملاء والعمل بروح الفريق لتحقيق أهداف مشتركة.
6. التخطيط والتنظيم:
القدرة على وضع خطط فعّالة وتنظيم الأنشطة بشكل منهجي لتحقيق الأهداف المحددة.
7. المهارات الفنية ومعرفة العمل:
اكتساب وتطوير المهارات الفنية اللازمة لأداء المهام المتعلقة بالوظيفة، وزيادة معرفته بالعمل.
8. الالتزام والانضباط:
الالتزام بالقوانين والسياسات الداخلية، والانضباط في أداء المهام والوفاء بالتوقعات.
|
