بصفتك المساعد التنفيذي للرئيس، ستلعب دورًا حيويًا في تقديم الدعم الإداري الشامل وتسهيل العمليات الفعّالة داخل المؤسسة. ستشمل مسؤولياتك الرئيسية إدارة الاجتماعات وقنوات الاتصال والتقويمات والمهام الإدارية وتنظيم المعلومات نيابة عن نائب الرئيس. ستكون مسؤولاً عن إعداد جداول أعمال الاجتماعات وتجميع التقارير وأخذ ملاحظات الاجتماعات وتوزيع المهام الناتجة. بالإضافة إلى ذلك، ستكون وصلًا بين نائب الرئيس وأصحاب المصلحة داخليًا وخارجيًا، وستدير مراسلات البريد الإلكتروني، ومعالجة البريد، وتنسيق المواعيد. ستكون مهاراتك الدقيقة في التفاصيل، ومهاراتك الاستثنائية في التنظيم، وقدرتك على التعامل مع التقويمات المعقدة والمهام الإدارية أساسية في ضمان سلامة عمل مكتب الرئيس.

المهام والمسؤوليات:

1.     إدارة الاجتماعات:

• إعداد جداول الأعمال: صياغة جداول أعمال تحدد المواضيع التي سيتم مناقشتها خلال الاجتماعات، مع الحرص على الوضوح والتركيز.
• تجميع التقارير: جمع وتنظيم التقارير والوثائق ذات الصلة المطلوبة للمناقشات خلال الاجتماعات.
• تدوين محاضر الاجتماع: تسجيل ملاحظات مفصلة ودقيقة خلال الاجتماعات، مع التركيز على نقاط المناقشة الرئيسية والقرارات والمهام.
• توزيع المهام: ضمان توجيه المهام المسندة خلال الاجتماعات بوضوح إلى الأفراد أو الفرق المناسبة.
• تنظيم الضيافة: تنسيق خدمات الضيافة للمناسبات، مع مراعاة الاحتياجات الغذائية والمتطلبات للحضور.

2.     التواصل:

• دور الوسيط: العمل كنقطة اتصال بين نائب الرئيس وأصحاب المصلحة الداخليين أو الخارجيين، بتوجيه الرسائل ونقل المعلومات بفعالية.
• إدارة البريد الإلكتروني: إدارة صندوق البريد الإلكتروني لنائب الرئيس، من فرز وترتيب الرسائل بحسب الأولوية والرد عليها نيابة عنه عند الضرورة.
• معالجة البريد: فحص البريد الوارد بانتظام ومعالجته، وتوجيه العناصر إلى الأقسام أو الأفراد المعنيين.

3.     إدارة التقويم:

• صيانة التقويم المعقد: الحفاظ على تقويم منظم ومحدّث لنائب الرئيس، بجدولة المواعيد والاجتماعات والفعاليات بكفاءة.
• جدولة المواعيد: ترتيب وتأكيد المواعيد، مع ضمان أن يكون جدول نائب الرئيس مُحسّنًا وتجنب التضاربات.

4.     المهام الإدارية:

• الإدارة العامة: المساعدة في مجموعة من المهام الإدارية مثل حجز المواعيد وإجراء البحوث وترتيب السفر.
• إدارة المالية: التعامل مع المهام المالية مثل إدارة تقارير النفقات ومعالجة الفواتير وتتبع الميزانيات حسب الحاجة.

5.     إدارة الملفات:

• النظام التنظيمي: إنشاء وصيانة نهج منظم لتصنيف الوثائق الهامة والبيانات والملاحظات، مع ضمان سهولة الاسترجاع والتوفر.
• التخزين الرقمي والورقي: الاستفادة من الحلول التخزينية الرقمية والورقية حسب الحاجة للحفاظ على سجل شامل للمعلومات التجارية والشخصية.

المتطلبات الأساسية:

1. درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو مجال ذي صلة.
2. خبرة مثبتة في دعم الإدارة التنفيذية، ويفضل في الأدوار التي تقدم الدعم للإدارة التنفيذية.
3. مهارات ممتازة في التنظيم وإدارة الوقت، مع القدرة على تحديد أولويات المهام وإدارة عدة مشاريع في نفس الوقت.
4. مهارات تواصل قوية، سواء كتابيًا أو شفهيًا، مع القدرة على التفاعل بفعالية مع الجهات المعنية داخليًا وخارجيًا.
5. إجادة استخدام برامج المكتب مثل حزمة مايكروسوفت أوفيس (Word، Excel، PowerPoint، Outlook) وغيرها من الأدوات ذات الصلة.
6. انتباه للتفاصيل والدقة في التعامل مع المعلومات الحساسة والوثائق.
7. القدرة على الحفاظ على سرية المعلومات وممارسة الحذر عند التعامل مع المعلومات السرية.
8. مهارات حل المشكلات والقدرة على التنبؤ بالاحتياجات ومعالجة المشكلات المحتملة بشكل استباقي.
9. المرونة والقدرة على التكيف مع التغيرات في الأولويات والمواعيد النهائية.
10. المعرفة بإدارة التقويم وتنسيق الاجتماعات ومبادئ الإدارة المالية الأساسية مفضلة .

معايير تقييم الأداء:

1.      تحمل المسؤولية:

القدرة على تحمل المسؤولية عن المهام الملقاة على عاتقه، وضمان تنفيذها بكفاءة وفعالية.

2.      الإنتاجية:

القدرة على تحقيق مستويات عالية من الإنتاجية في أداء المهام الملقاة على عاتقه.

3.      مهارات التواصل:

القدرة على التواصل بفعالية مع الزملاء والأقسام الأخرى لتحقيق أهداف العمل المشتركة.

4.      مهارات حل المشكلات:

القدرة على التفكير الإبداعي والعثور على حلول فعّالة للتحديات والمشكلات المطروحة.

5.      مهارات التعامل والعمل الجماعي:

القدرة على التعاون مع الزملاء والعمل بروح الفريق لتحقيق أهداف مشتركة.

6.      التخطيط والتنظيم:

القدرة على وضع خطط فعّالة وتنظيم الأنشطة بشكل منهجي لتحقيق الأهداف المحددة.

7.      المهارات الفنية ومعرفة العمل:

اكتساب وتطوير المهارات الفنية اللازمة لأداء المهام المتعلقة بالوظيفة، وزيادة معرفته بالعمل.

8.      الالتزام والانضباط:

الالتزام بالقوانين والسياسات الداخلية، والانضباط في أداء المهام والوفاء بالتوقعات.